Este es uno de los artículos más esperados por la Comunidad Opex, ya que presentaremos la experiencia de nuestra consultora Opex Business Partner en la implementación de diversas normas ISO. Revisaremos a través de buenas prácticas los casos de éxito de nuestras empresas clientes y cómo los ayudamos a certificar en los Sistemas de Gestión de calidad ISO 9001, Sistemade Gestión Antisoborno ISO 37001 y del Sistema de Gestión de Organizaciones Educativas ISO 21001.
¿Cómo saber que se cumplen los requisitos en los Sistemas de Gestión?
La recomendación siempre es realizar un primer diagnóstico conocido como línea base para determinar cómo la empresa cumple con cada requisito. A esto, en Opex Business Partner, lo conocemos como Checklist de Línea Base. Este instrumento es sencillo y contiene todos los requisitos que vamos a implementar, así como el nivel de madurez de cada uno.
Al momento de revisar cada requisito debemos preguntarnos si el cumplimiento es realmente consistente. Por ejemplo, para cumplir con el requisito 7.2 Competencia, no es suficiente con tener los perfiles, curriculums documentados y plan de capacitaciones, con lo que se cumpliría de manera mínima el requisito, también es importante evidenciar que se cuenta con temas de capacitación coherentes con las necesidades de los puestos y del negocio, que se cuente con estándares para los legajos y procesos de capacitación, y registros de cada parte del proceso, con lo que se alcanzarían niveles de madurez más altos.
También es importante señalar que no se busca tener la mayor cantidad de documentos sino los necesarios para que el cumplimiento sea consistente con los objetivos del proceso.
Caso Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental – OEFA
En el OEFA, se cumple el requisito 7.2 Competencia con una serie de elementos integrados de los Sistemas de Gestión de Calidad y Antisoborno, entre los cuales se tiene el expediente de ingreso de cada persona, y las evidencias del resultado de cada instrumento aplicado en el proceso de contratación. Asimismo, se tiene un programa de capacitación que se retroalimenta anualmente de los resultados de los procesos, lo que es reportado por los dueños de procesos. Además, en esta institución se cumple con los controles de debida diligencia por lo que aplican evaluaciones especiales en caso la posición se encuentre expuesta a riesgos de soborno.
Este nivel de cumplimiento es alto, ya que no solo se enfocan en cumplir, sino en alcanzar altos niveles de desempeño.
¿Cuáles son los factores de éxito al implementar Sistemas de Gestión ISO?
Definitivamente el área de resultado clave para la implementación de Sistemas de Gestión ISO, es el enfoque hacia las personas. De manera independiente si el Sistema de Gestión a implementar cumple con normas ISO 9001 Calidad, ISO 37001 Antisoborno, ISO 37301 Cumplimiento, u otros, siempre el factor personas es clave para el desempeño del proceso.
En Opex Business Partner proponemos que los Sistemas de Gestión deben ser diseñados por personas para personas, es decir, no orientarlos solo para certificar o solo para estandarizar. Para efectos prácticos en la fase preliminar de diagnóstico de línea base debemos comprender la cultura organizacional y los valores observables. Es decir, debemos comprender cómo las personas interactúan con su entorno, en relación con los Sistemas de Gestión, y sobre ello debemos diseñar un sistema altamente funcional.
Caso Superintendencia Nacional de Registros Públicos – SUNARP
En la SUNARP, se cumple el requisito 5.2 Roles, Responsabilidades y Autoridades, en niveles estratégicos y operativos. Por un lado, la Alta Dirección se compone de un Comité Gerencial, en el que participan el Jefe de la Zona, y los dueños de procesos. Este Comité es especialmente importante porque los resultados del Sistema de Gestión de Calidad se muestran a todas las Jefaturas y se toman decisiones colaborativas y colegiadas considerando los reportes de desempeño y resultados de indicadores.
Asimismo, se ha organizado un equipo de facilitadores de calidad, o representantes de cada área, que tienen el rol de coordinar en sus propias áreas el plan de trabajo del Sistema de Gestión. La responsabilidad del Comité de los Facilitadores ha sido formalizada para asegurar que aporten de manera directa a los resultados del área, y por consiguiente a los resultados de la propia organización.
¿Cómo integrar los valores de la organización en los Sistemas de Gestión ISO?
Tal vez es un tema que aún no logra integrarse del todo es la relación real y observable entre la visión y misión de la empresa y los Sistemas de Gestión. Esto sucede porque parte de la propuesta de valor de la empresa se gestiona de manera paralela a los sistemas de trabajo existentes.
En Opex Business Partner proponemos que los Sistemas de Gestión existentes, ya sea de Calidad, Antisoborno, Medio Ambiente, Seguridad y Saludos, Contabilidad, Finanzas, u otros, deben integrarse con el modelo de operaciones y funcionar como una sola filosofía de trabajo.
Caso Colegio Santa María Marianistas
En el Colegio Santa María Marianistas, su modelo de operaciones está constituido por diversos Sistemas de Gestión que funcionan de manera integrada, como el de acreditaciones académicas internacionales, seguridad y salud en el trabajo, calidad en base a la norma ISO 9001, y de organizaciones educativas basada en la norma ISO 21001. Además, su modelo católico Marianistas propone una educación de calidad e integrada con valores católicos.
El Colegio ha logrado integrar sus valores Marianistas integrándolos en toda su cadena operacional, y se puede evidenciar en el aula de clases, actividades curriculares y extracurriculares, y en la relación con estudiantes, padres de familia y grupos de interés. Un buen ejemplo de ello es la retroalimentación que se recibe de las actividades de voluntariado y como esta se relaciona con cada valor Marianista para finalmente proponer mejoras para un siguiente periodo.
Conclusión sobre el Sistema de Gestión
Los casos de éxito en la implementación de Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001, Antisoborno ISO 37001 y de Organizaciones Educativas ISO 21001; evidencia la importancia de un enfoque centrado en las personas para lograr altos niveles de desempeño. Además, se resalta la necesidad de comprender la cultura organizacional y los valores al diseñar estos sistemas, integrándolos con los procesos existentes y/o implementadas para operar como una sola filosofía de trabajo. Por ejemplo, OEFA y SUNARP se enfocan en alcanzar altos niveles de desempeño, mientras que el caso del Colegio Santa María Marianista promueve una educación de calidad en línea con sus principios católicos.
En Opex Business Partner contamos con servicios de Implementación y Auditoría de Sistemas de Gestión ISO, donde primero se realiza un diagnóstico empresarial para posteriormente desarrollar un plan de trabajo especializado. Además de realizar una auditoría interna para verificar los resultados, contamos con especialistas especializados en distintos rubros, lo que facilita la comprensión de las necesidades de nuestros clientes. Si deseas agendar una cita gratuita con nuestro Gerente General, Gary Lopez Rojas solo debes escribirnos vía WhatsApp. Para consultar otros servicios también pueden escribirnos aquí y una asesora se comunicará para una atención personalizada.
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